Comprobantes electrónicos

Cada venta genera un comprobante electrónico —boleta o factura— que se envía a SUNAT de forma automática. Aquí ves cómo se emiten, qué estados atraviesan, cómo consultarlos y cómo descargarlos o reimprimirlos. Como cajero no configuras nada de esto (eso es del administrador): lo que haces es elegir bien boleta o factura al vender y entender qué significa cada estado.

¿Cuándo se usa?

• Al cobrar una venta se emite, automáticamente, el comprobante que elegiste.
• Cuando el pasajero pide una copia (PDF) o necesitas reimprimir.
• Cuando quieres consultar el estado de un comprobante (si SUNAT ya lo aceptó).

Boleta o factura

Es la decisión más importante, y se toma antes de cobrar, en la pantalla de venta:

• Boleta: para el consumidor final (el pasajero común). Basta el DNI. Ojo: una boleta mayor a S/ 700 exige sí o sí el DNI del cliente (regla de SUNAT).
• Factura: para empresas que sustentan el gasto. Necesita el RUC de 11 dígitos y la razón social (el sistema los trae al ingresar el RUC).

También existe el Ticket interno, un comprobante de uso interno (no tributario) para casos que tu empresa maneje aparte.

Elige el tipo antes de cobrar

Una vez emitido, el tipo de comprobante no se cambia. Si el pasajero pide factura, pídele el RUC antes de cobrar. Si ya cobraste con boleta y necesitaba factura, hay que anular y rehacer.

La serie y el número

Cada comprobante toma una serie (por ejemplo B001 para boletas, F001 para facturas) y un número correlativo que sube de uno en uno, sin huecos. La serie depende de tu local: cada local tiene sus propias series. Si el local no tiene serie del tipo que necesitas, no se puede emitir (lo resuelve el administrador en Series de comprobantes).

Emisión automática y sus estados

Al confirmar el cobro, el comprobante se numera al instante y se envía a SUNAT en segundo plano. No tienes que esperar: puedes seguir atendiendo. El envío se procesa en una cola, con reintentos automáticos si algo falla momentáneamente.

Estados de un comprobante

• Pendiente / en proceso: numerado y en cola de envío; se resuelve solo en poco tiempo.
• Aceptado: SUNAT lo recibió y validó correctamente. Es el estado normal final.
• Rechazado: SUNAT lo observó (un dato del cliente, el RUC o la serie). Avisa a tu administrador.
• Dado de baja: se anuló ante SUNAT (por ejemplo, tras anular la venta con una comunicación de baja).
• Error: hubo un problema técnico al enviarlo (proveedor no configurado o sin conexión). El sistema reintenta; si persiste, escala a tu administrador.

Descargar o reimprimir

Desde el listado de comprobantes, o desde la venta, puedes obtener:

• El PDF (para imprimir o enviar al pasajero por WhatsApp/correo).
• El XML y el CDR (los archivos oficiales que exige SUNAT como constancia).

Puedes filtrar el listado por fecha (desde/hasta), por tipo (boleta/factura/ticket) y por el documento del cliente para encontrar un comprobante rápido.

Anular un comprobante

Un comprobante no se borra: se deja sin efecto con una nota de crédito (si es factura/boleta por corrección o devolución) o una comunicación de baja ante SUNAT. Esto ocurre normalmente al anular la venta. Si ya se cobró, se gestiona además la devolución. Ver también el flujo de corrección en Anular una venta.

Validaciones y errores

Mensaje	Por qué aparece	Qué hacer
La venta ya tiene un comprobante emitido.	Esa venta ya fue facturada.	No re-emitas; usa Corregir / Anular si necesitas cambiarlo.
La venta está anulada.	Intentas emitir sobre una venta ya anulada.	No se emite comprobante de una venta anulada; haz una venta nueva.
Tipo de comprobante no válido.	El tipo elegido no es boleta, factura ni ticket.	Elige un tipo válido.
Una boleta mayor a S/ 700 requiere el documento (DNI) del cliente.	SUNAT exige el DNI en boletas de monto alto.	Ingresa el DNI del cliente.
La factura requiere un RUC válido (11 dígitos con dígito verificador correcto).	La factura necesita un RUC bien formado.	Ingresa un RUC válido de 11 dígitos.
No hay una serie configurada para este local y tipo de comprobante.	El local no tiene serie de ese tipo.	Crea la serie en Series de comprobantes.
Hay varias series de este tipo en el local; elige una.	Hay varias series activas y ninguna predeterminada.	Marca una como predeterminada o elígela al emitir.
La serie elegida no es válida para este local y tipo.	La serie no corresponde al local o al tipo de comprobante.	Elige una serie válida del local.
SUNAT no aceptó el comprobante. Revisa e inténtalo de nuevo.	SUNAT rechazó el comprobante (dato del cliente, RUC o serie).	Revisa los datos e intenta de nuevo; si persiste, escala a tu administrador.
Proveedor electrónico no configurado. Configúralo en Mi Empresa.	Faltan las credenciales de facturación (Nubefact).	Configura el proveedor en Mi Empresa (tarea de administración).
No se pudo contactar al proveedor electrónico.	Fallo momentáneo de conexión con SUNAT/Nubefact.	Reintenta más tarde; el sistema reintenta solo en segundo plano.

El pasajero pidió factura pero puse boleta

No se edita el comprobante: se anula la venta y se rehace con factura y el RUC correcto.