Apariencia
Caja y tesorería
Aquí se controla todo el dinero del local. Conviene separar dos ideas:
- La caja es el efectivo de un turno de una persona. Cada cajero abre su caja al empezar, recibe ahí el efectivo de sus ventas, registra gastos, y la cierra al terminar contando el dinero real. Es una "caja chica" personal con un principio y un fin.
- La tesorería es la mirada global del dinero del local: mueve efectivo entre personas, deposita al banco, liquida cada caja y saca reportes que cruzan todas las cajas y cuentas bancarias.
El efectivo de las ventas siempre pasa por caja
Toda venta en efectivo entra a la caja abierta del cajero que la hizo. De hecho, no se puede cobrar en efectivo sin una caja abierta. Por eso cuadrar el día depende de que cada turno abra y cierre su caja correctamente.
El dinero nunca se borra ni se edita
Un movimiento de caja jamás se modifica ni se elimina. Si algo se registró mal, se corrige con un movimiento contrario (por ejemplo, una anulación genera una devolución en la misma caja). El saldo siempre es: apertura + ingresos − egresos. Esta regla es la que hace que las cuentas cuadren.
El panel de caja
El panel de caja del cajero tiene cuatro pestañas:
| Pestaña | Para qué sirve |
|---|---|
| Caja actual | Abrir la caja, operarla (egresos, depósitos, transferencias) y cerrarla. Muestra los saldos y las transferencias entrantes por aceptar. |
| Mis cajas | Histórico de tus cajas (abiertas y cerradas), con la liquidación en PDF de cada una. |
| Entrantes | Transferencias de efectivo dirigidas a ti: aceptarlas o rechazarlas. |
| Mis transferencias | Transferencias que tú enviaste (salientes): cancelar las que aún están pendientes. |
Abrir una caja
- En Caja → Caja actual, presiona Abrir caja.
- Indica el monto de apertura: el efectivo con el que arrancas el turno (puede ser 0).
- Confirma. A partir de ese momento, cada cobro en efectivo entra a esta caja.
El local de la caja no lo eliges tú: es el local que tiene asignado tu usuario. Por eso, si no tienes local asignado, no puedes operar caja (pídeselo a un administrador en Usuarios y roles).
Una sola caja abierta a la vez
Solo puedes tener una caja abierta por local. Si intentas abrir otra teniendo una ya abierta, el sistema te lo impide: primero cierra la actual.
Los saldos que verás
Mientras la caja está abierta, el panel muestra estos indicadores calculados en vivo:
| Indicador | Qué es |
|---|---|
| Saldo inicial | El monto de apertura. |
| Ingresos | Suma de todo lo que entró (ventas en efectivo, transferencias recibidas, retornos). |
| Egresos | Suma de todo lo que salió (gastos, depósitos al banco, transferencias enviadas). |
| Saldo | El efectivo que debería haber ahora = inicial + ingresos − egresos. |
Registrar un egreso (gasto)
Un egreso es dinero que sale de la caja por un gasto (combustible, un trámite, etc.).
- En la caja abierta, elige Egreso.
- Indica el monto y una descripción / concepto de para qué fue.
- Opcionalmente, asócialo a una cuenta o adjunta el número de operación.
El egreso reduce el saldo al instante. No puedes egresar más efectivo del que hay en la caja.
Depositar al banco
Un depósito saca efectivo de la caja y lo lleva a una cuenta bancaria del local. Sirve para no acumular demasiado efectivo en el turno.
- En la caja abierta, elige Depósito.
- Selecciona la cuenta bancaria de destino.
- Indica el monto y el número de operación del depósito (obligatorio: es la evidencia para conciliar con el banco).
El depósito se registra como un egreso de la caja hacia esa cuenta y reduce el saldo. No puedes depositar más que el saldo disponible.
Egreso vs. depósito
Un egreso es un gasto (el dinero se va de la empresa). Un depósito es un traslado (el dinero sigue siendo de la empresa, pero ahora está en el banco). Ambos bajan el saldo de la caja, pero significan cosas distintas en la liquidación.
Transferencias de efectivo (entre personas)
Una transferencia mueve efectivo de tu caja a otra persona (por ejemplo, entregar la recaudación a un supervisor). La transferencia apunta a la persona, no a una caja fija.
Toda transferencia tiene dos pasos, y esto es a propósito:
- Registrar (envío). Tú, desde tu caja abierta, indicas el destinatario y el monto. Al confirmar, ese efectivo sale de tu caja de inmediato y la transferencia queda pendiente (en tránsito). El destino aún no lo tiene.
- Aceptar (recepción). La otra persona, con su caja abierta, va a Entrantes y acepta la transferencia. Recién ahí el efectivo entra a su caja.
¿Por qué dos pasos?
Para que el dinero nunca se duplique ni se pierda. Mientras está pendiente, ya salió de tu caja pero todavía no entró a la del otro: está "en tránsito" y aparece claramente como tal. El sistema serializa la operación, así que dos personas no pueden aceptar/cancelar la misma transferencia a la vez.
Qué puede pasar con una transferencia
| Acción | Quién la hace | Efecto |
|---|---|---|
| Aceptar | El destinatario (con su caja abierta) | El efectivo entra a su caja. Queda confirmada. |
| Rechazar | El destinatario (aunque tenga la caja cerrada) | El efectivo vuelve a la caja del emisor. Queda rechazada. |
| Cancelar | El emisor (solo si sigue pendiente) | El efectivo vuelve a su caja. Queda cancelada. |
Una transferencia "no llega" — ¿qué reviso?
Si enviaste dinero y el destino dice que no lo tiene, casi siempre es porque aún no la aceptó: sigue pendiente. Recuérdale entrar a Entrantes y aceptarla (necesita su caja abierta). Si ya no la quieres, tú puedes cancelarla mientras siga pendiente y el efectivo regresa a tu caja.
Cerrar una caja (arqueo)
Al terminar el turno se cierra la caja con un arqueo: comparar lo que el sistema calcula con lo que hay realmente.
- En Caja actual, elige Cerrar.
- El sistema muestra el monto de sistema = apertura + ingresos − egresos (lo que debería haber).
- Cuenta el efectivo físico e ingresa el monto real contado.
- El sistema calcula la diferencia (real − sistema): positiva = sobrante, negativa = faltante.
- Si hay diferencia, indica el motivo (obligatorio). Confirma.
El cierre es definitivo
Una caja cerrada no se reabre. El cuadre (sistema vs. real y el motivo de la diferencia) queda guardado para siempre. Cuenta bien el efectivo antes de confirmar. Para el siguiente turno se abre una caja nueva.
No puedo cerrar la caja: "transferencias entrantes pendientes"
No se puede cerrar mientras tengas transferencias dirigidas a ti sin resolver. Ve a la pestaña Entrantes, acepta (si son tuyas) o rechaza (si no corresponden) cada una, y recién entonces podrás cerrar. Esto evita cerrar dejando dinero "en el aire".
Liquidación de la caja
La liquidación es el resumen de fin de día de una caja. Es un cálculo derivado (se arma a partir de los movimientos y ventas reales; no es un dato que se pueda editar). La abres en Mis cajas y puedes descargarla en PDF.
La liquidación muestra:
- Movimientos por concepto: cuánto entró por ventas, cuánto salió en gastos, depósitos, transferencias enviadas/recibidas y anulaciones.
- Ventas por método de pago: cuánto se cobró en efectivo, Yape, tarjeta, etc. (solo de ventas emitidas; las anuladas no cuentan como ingreso).
- El cuadre, que es lo importante.
El cuadre: vendido vs. cobrado
El cuadre verifica dos igualdades:
- Efectivo vendido = efectivo ingresado a la caja. Todo el efectivo que se cobró en ventas debe coincidir, peso a peso, con lo que entró como ingreso de venta a esta caja.
- Saldo esperado = monto arqueado (cuando la caja ya cerró). Lo que el sistema calculó debe coincidir con lo que se contó físicamente.
Si ambas cuadran, la liquidación marca cuadra. Si no, hay un descuadre que revisar.
El cuadre no coincide — ¿qué reviso?
Un descuadre casi siempre viene de:
- Efectivo no contado o mal contado al cerrar (revisa el arqueo y el motivo de la diferencia).
- Egresos no registrados: un gasto real que salió de la caja pero no se anotó.
- Cobros por transferencia (Yape/tarjeta) asignados a la cuenta equivocada.
- Depósitos o transferencias que aún estaban en tránsito al momento del arqueo.
Recuerda: como los movimientos no se borran, la corrección siempre es registrar el movimiento que falta, no editar los existentes.
Reportes de tesorería
Los reportes cruzan todas las ventas del local (no una sola caja) en un rango de fechas y las agrupan por una dimensión que tú eliges. Son de solo lectura:
| Dimensión | Qué te muestra |
|---|---|
| Método de pago | Cuánto se cobró por efectivo, Yape, tarjeta, etc. |
| Vendedor | Cuánto vendió cada cajero. |
| Local | Cuánto vendió cada local (si administras varios). |
Solo se cuentan las ventas emitidas (las anuladas no son ingreso). Cambia la dimensión o el rango y el reporte se recalcula al instante.
Validaciones y errores
Abrir y cerrar caja
| Mensaje | Por qué aparece | Qué hacer |
|---|---|---|
| Ya tienes una caja abierta en tu local. | Solo puede haber una caja abierta por persona y local. | Usa la que ya tienes, o ciérrala antes de abrir otra. |
| No tienes un local asignado. Pídele a un administrador que te asigne uno para operar caja. | Tu usuario no tiene un local asignado. | El administrador debe asignarte un local. |
| Indica el motivo de la diferencia de arqueo. | Cerraste con sobrante o faltante sin explicar. | Escribe el motivo de la diferencia. |
| No puedes cerrar tu caja: tienes transferencias entrantes pendientes. Acéptalas o recházalas primero. | Hay dinero entrante sin resolver. | Ve a "Entrantes", acepta o rechaza cada una, y vuelve a cerrar. |
| La caja ya está cerrada. | Una caja cerrada no se reabre. | Abre una caja nueva para el siguiente turno. |
| No hay una caja abierta para registrar el pago en efectivo. Abre tu caja primero. | Intentaste cobrar en efectivo sin caja abierta. | Abre tu caja y vuelve a cobrar. |
Egresos y depósitos
| Mensaje | Por qué aparece | Qué hacer |
|---|---|---|
| El monto del egreso debe ser mayor a 0. | El egreso es 0 o negativo. | Ingresa un monto válido. |
| El egreso supera el efectivo disponible de la caja. | El gasto es mayor que el efectivo. | Reduce el monto del egreso. |
| El monto del depósito debe ser mayor a 0. | El depósito es 0 o negativo. | Ingresa un monto válido. |
| El monto supera el saldo de la caja. | Intentas depositar más de lo que hay. | Reduce el monto. |
| Indica el número de operación del depósito. | Falta la referencia del depósito. | Ingresa el número de operación. |
| Cuenta bancaria no encontrada. | La cuenta elegida no existe en tu empresa. | Elige una cuenta bancaria válida. |
Transferencias
| Mensaje | Por qué aparece | Qué hacer |
|---|---|---|
| Solo puedes transferir desde tu propia caja. | El origen no es tu caja. | Transfiere desde tu caja abierta. |
| El destino debe ser otra persona. | Te elegiste a ti mismo como destino. | Elige a otra persona. |
| Persona destino no encontrada. | El destinatario no existe en tu empresa. | Elige un destinatario válido. |
| El monto debe ser mayor a 0. | El monto es 0 o negativo. | Ingresa un monto válido. |
| El monto supera el efectivo disponible de tu caja. | Intentas mover más efectivo del que hay. | Reduce el monto. |
| Aperture su caja para aceptar la transferencia. | Intentas aceptar sin tu caja abierta. | Abre tu caja y acepta la transferencia. |
| La transferencia ya fue confirmada / rechazada / cancelada. | Otra persona o sesión ya la resolvió. | Refresca la lista; ya está resuelta. |
| Solo la persona destino puede resolver la transferencia. | Intentaste aceptar/rechazar una transferencia que no es para ti. | Solo el destinatario puede aceptarla o rechazarla. |
| Solo quien la envió puede cancelarla. | Intentaste cancelar una transferencia ajena. | Solo el emisor la cancela. |
Enlaces útiles
- Usuarios y roles: asignar el local a cada persona (sin local no hay caja).
- Cobrar una venta: cómo el efectivo de una venta entra a la caja.
- Anular una venta: cómo una anulación genera la devolución en la caja.
- Series de comprobantes: la facturación asociada a las ventas.